Evernote. Conoce su funcionamiento.

“Evernote” Almacenamiento en la nube “Cloud Computing”

Formando parte de los sistemas de almacenamiento en la nube se encuentra Evernote, una interesante aplicación que nos permite crear libretas, notas, archivos de audio, planings de trabajo, integración de imagen y sonido, almacenar fotos, vídeos y capturas de enlaces URL.

iphone-676726_1920Toda la información almacenada la podemos sincronizar con nuestros diferentes dispositivos y compartir con otros usuarios o integrantes de grupos de trabajo así como en las redes sociales de linkedin, facebook y twitter.

Existen versiones para Windows, Mac y aplicaciones para teléfonos móviles Iphone y Android.

Es una herramienta colaborativa de gran utilidad en el ámbito empresarial y académico, en aplicación de técnicas de creatividad como el “Brainstorming” en el desarrollo de nuevas ideas, proyectos, resolución de problemas o como mejora de realidades existentes a través de grupos de trabajo.

Uno de los aspectos más relevantes de Evernote es la capacidad de convertirse en nuestra memoria virtual con capacidad de organizar en notas toda la información y poder acceder a ella de forma rápida y estructurada.

Existen dos tipos de cuenta, una premium (de pago) y otra gratuita, suficiente para un uso normal de funcionamiento. Los límites de almacenamiento de información es ilimitado, con una transferencia de carga máxima de 60 MG mensuales.

Para utilizar Evernote crearemos una cuenta accediendo a www.evernote.com procediendo a la descarga de la versión escritorio para Mac o Windows en nuestro ordenador, simultáneamente creará nuestro espacio en la nube. No importa que tengas un iPhone y tu ordenador opere con Windows, el sistema lo sincroniza todo en tu espacio web en la nube.

Al margen de lo que hayamos instalado, es de gran utilidad que una vez creada la cuenta lo alojemos también en los dispositivos móviles que utilicemos, tabletas y smartphones, lo que nos permitirá tener acceso a la aplicación desde cualquiera de ellos.

Ahora ya podemos empezar a trabajar creando y editando nuestras notas de texto, audio, vídeo, foto y Urls que nos interese guardar, al terminar la nota el sistema lo guarda automáticamente y sincroniza las dos versiones, escritorio y nube. A las notas incorporaremos un título para una mejor identificación de su contenido.Para crear notas de fotos y vídeos con tan solo arrastrarlos al cuerpo de la nota es suficiente.

Muchas veces accedemos a diversas informaciones en páginas web que nos gustaría poder entrar nuevamente a ellas en un futuro y que en ocasiones ya no encontramos. Son de gran utilidad la creación de notas con parte de una página web que estás viendo o su dirección Url. Ya nunca perderás el acceso a la información que te interesa.

Todas las notas que vayamos creando las podemos clasificar en libretas lo que nos permite agruparlas por temas, asuntos o proyectos. A su vez éstas las podemos compartir con otros usuarios y en la formación de grupos de trabajo o académicos.

En ocasiones podemos tener innumerables notas sin clasificar en ninguna libreta. Una forma inteligente de organizarlas es la creación de etiquetas que podemos aplicar a cada una de ellas.

A la hora de utilizar grupos de trabajo, Evernote nos permite la creación de “pilas” que actúan como contenedores de libretas que nos ayudarán a identificar todas las referidas a un grupo de trabajo o académico. Al contrario que las libretas, las pilas no las podemos compartir.

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Facebook. Aprende a configurar tu Seguridad y Privacidad

Jose Pons. Community Manager Social Media. Dirección Redes Sociales en la Empresa.

Construcción, Gestión y Moderación Blogs WordPress. Establezco conforme a los intereses de la empresa un plan social media de marketing de actuación en combinación con redes sociales, gestión online, creación de contenidos, diseño de las mencionadas plataformas, gestionando toda tu presencia en internet de forma activa y comercial, dando a conocer y posicionando tu marca. Construyo tu presencia on-line, creando una comunicación directa y efectiva con el cliente, rentabilizando tu presencia en Redes Sociales.

En la utilización de las redes sociales, es de suma importancia dedicarle unos minutos a realizar la configuración de la privacidad para proteger nuestra seguridad en la red. La plataforma nos da una serie de parámetros que debemos revisar al crear una cuenta en facebook y definir cuáles nos interesan y vamos a utilizar.

facebookSi ya tienes creado tu perfil, te invito a que revises tu configuración de seguridad y privacidad. ¡ Protégete !

Sin duda, las redes sociales son uno de los elementos de comunicación más importantes utilizados en nuestros días por ello, atendiendo a su carácter global y a nuestro propio interés personal, debemos controlar el acceso a nuestra cuenta, quién puede ver la información, qué tipo de datos estamos dispuestos a compartir, a quiénes se lo vamos a permitir y el uso que hagan de los mismos.

Existen dos tipos de configuración a tener en cuenta y realizar. La seguridad de la propia cuenta y la configuración de la privacidad. En primer lugar, vamos a definir la seguridad de nuestro perfil, esencial para configurar más tarde la privacidad de nuestra cuenta.

Al crear nuestra cuenta, impediremos que nadie más que nosotros pueda tener acceso a la misma, debiendo configurarla con una contraseña de acceso fuerte, por ejemplo compuesta de números y letras (mayúsculas y minúsculas) que formen al menos diez caracteres, al tiempo que podemos indicar a la plataforma que nos avise cuando alguien pretenda entrar clandestinamente a nuestro perfil, lo que hará notificándonos a la cuenta de correo electrónico que tengamos definida.

Vamos a realizar una navegación segura por la red, para ello activaremos la ” navegación segura https” sistema de cifrado de la información utilizado de forma masiva por entidades bancarias y comercio electrónico, que caso de ser interceptada la información no pueda ser descifrada y por lo tanto utilizada.

Activaremos el código de verificación para cuando se pretenda tener acceso a la cuenta mediante un dispositivo que no sea habitual o de nuestra propiedad, código que nos remitirán en el acto a nuestro teléfono móvil y deberemos escribir para poder tener acceso a nuestro perfil, de lo contrario facebook impedirá el acceso al mismo.

Una vez activado el código de verificación y en caso necesario, desde nuestro propio smartphone podemos tener acceso a un generador de códigos de verificación que nos permita tener acceso a nuestra cuenta de inmediato en un momento dado.

Como complemento en la utilización del código de verificación, podemos dar al sistema el nombre de tres de nuestros amigos de “máxima confianza”, a los que se les enviaría dicho código de acceso para poder recuperar tu cuenta en el caso de que se produjera un bloqueo de la misma.

El acceso de hackers y robo de cuentas se está produciendo, no dejes pasar un minuto más sin activar debidamente la seguridad de tu cuenta, va en ello tu propia seguridad.

Jose Pons. Tu Community Manager Social Media Marketing

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Facebook, los grupos como herramienta de comunicación

Jose Pons. Community Manager Social Media. Dirección Redes Sociales en la Empresa.

Construcción, Gestión y Moderación Blogs WordPress. Establezco conforme a los intereses de la empresa un plan social media de marketing de actuación en combinación con redes sociales, gestión online, creación de contenidos, diseño de las mencionadas plataformas, gestionando toda tu presencia en internet de forma activa y comercial, dando a conocer y posicionando tu marca. Construyo tu presencia on-line, creando una comunicación directa y efectiva con el cliente, rentabilizando tu presencia en Redes Sociales.

En la era de la comunicación, los avances tecnológicos se producen a una velocidad vertiginosa, superándonos cada día con respecto a su aplicación y utilización. Las empresas inmersas en sus actuaciones comerciales, de gestión y administración, dejan en muchas ocasiones a un lado la utilización de los avances tecnológicos que van apareciendo, al margen de su actividad diaria, sin darse cuenta que el empleo de los mismos son primordiales para su competitividad y productividad.

Facebook. Los grupos como Comunicacion EmpresasLa comunicación interna entre los distintos departamentos de la empresa, son un factor indispensable para el buen funcionamiento de toda la organización, por ello la importancia que adquiere una debida estructuración de las comunicaciones.

Dada su importancia es recomendable sustituir el uso de los antiguos sistemas utilizados de comunicación interna por emails, por nuevos sistemas tal como nos ofrecen los “grupos secretos” de facebook, que permiten optar por una gran operatividad, interactividad y rapidez de comunicación entre los miembros de la empresa y sus respectivos departamentos.

Queda garantizada la seguridad y confidencialidad de las comunicaciones, ya que no pueden ser vistas por nadie más que por los miembros integrantes del grupo.

La coordinación entre departamentos, el realizar una consulta o intercambiar archivos e información entre personas determinadas o toda la organización, son utilidades que están a nuestra disposición en los “grupos secretos” de facebook.

Cuando realizamos una comunicación interna podemos etiquetar a la persona a quien va dirigida, recibiendo esta notificación inmediata de que el post insertado va dirigido a ella.

Podemos crear cuantos “grupos secretos” necesitemos. Por ejemplo, un “grupo secreto” general para la comunicación interna de toda organización donde fluya la información que atañe a todos tal como se muestra en la imagen, crear un grupo por cada departamento para la comunicación entre sus miembros, o un grupo por cada uno de los proyectos que tengamos en ejecución, con lo cual la comunicación, las consultas, el intercambio de ideas, archivos e información se realizaría únicamente con los miembros integrantes del proyecto en común.

Las comunicaciones internas en los “grupos secretos” se realiza en tiempo real, con el sistema automático de notificaciones que nos avisa en el momento que se produce. Ante una cuestión urgente de necesaria rapidez se puede optar por el chat de comunicación interna del grupo.

A través del “grupo secreto” podemos compartir y enviar a sus integrantes, archivos, trabajos para su aprobación, material multimedia, pudiéndose editar dentro de la misma plataforma, sin necesidad de descargas. Marcando “me gusta” a la comunicación recibida, el receptor indica al emisor que lo ha leído.

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Google Drive. Almacenamiento en la Nube

Una de las opciones por la que nos podemos decantar a la hora de utilizar aplicaciones de almacenamiento en la nube es “Google Drive” que pertenece como su nombre indica a la familia de productos google+, ofreciéndonos un espacio gratuito de almacenamiento de 15 GB, compartidas con las aplicaciones gmail y fotos de google+, en la mayor parte de los casos suficiente para una normal utilización. Para mayores necesidades de almacenamiento existen planes de pago.

Jose Pons. Google Drive

¿Cómo accedemos a Google Drive?. Con tan solo tener una cuenta en gmail o google+ es suficiente, ésta te dará acceso a todas las aplicaciones de la familia google, sólo tienes que marcarla y de inmediato con el mismo usuario y contraseña accederás a la aplicación.

Con Drive puedes subir a la nube documentos, fotografías, vídeos, presentaciones y proyectos que podrás simultanear con quien tú quieras.

Marca una importante diferenciación con otras aplicaciones Cloud Computing, al poner a nuestra disposición un editor para crear directamente sobre la misma documentos, hojas de cálculo y presentaciones en formato word, excel y power point, creación de vídeos y diagramas de flujo. También podemos disponer de plantillas para crear formularios que podemos compartir.

Toda la información almacenada quedará sincronizada en nuestros diferentes dispositivos.

Una de sus singularidades es que podemos acceder a esta aplicación y a todas las que forman parte de la familia google con un acceso rápido desde una misma plataforma.
Otra de las peculiaridades, es que una vez instalada la aplicación en los dispositivos Android que utilicemos, podemos escanear documentos que serán de inmediato almacenados en Drive en formato PDF.

Si usas dispositivos móviles, todos tus archivos estarán disponibles aunque no tengas conexión o te quedes sin servicio, como puede ocurrir al desplazarte en avión o al pasar por lugares con mala cobertura.

Con el fin de conseguir una utilización práctica e inteligente la plataforma, puedes clasificar la información con la creación de carpetas para una búsqueda más rápida en los accesos a la misma.

Desde la plataforma puedes enviar un correo a otros usuarios con el enlace de la carpeta o archivo que quieres compartir, pero sin tener acceso al resto de la información almacenada.

No olvides activar tu código de seguridad para proteger los archivos almacenados en Drive para que nadie ajeno pueda entrar en tu cuenta, para ello activa el proceso de “Verificación en dos pasos” que nos ofrece google para acceso a todas sus aplicaciones, con la incorporación de un código de seguridad que llegará a nuestro móvil.

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Facebook. Como Crear y Utilizar los Grupos

Tras la creación de nuestro perfil, tal como comentamos en publicaciones anteriores, facebook nos da la posibilidad de crear páginas y grupos. A diferencia de las páginas, los grupos se caracterizan por ser un espacio cerrado que nos permite conectar con otros miembros de la plataforma que comparten nuestras mismas aficiones, pensamientos, actitudes, ideas o conocimientos sobre un determinado tema.

Linkedin Red Social ProfesionalA través de nuestro perfil en la pestaña “Más” bajo nuestra foto de cabecera, tenemos acceso a crear un grupo así como a visualizar a los que pertenecemos.

Existen dos modalidades al crear un grupo, configurarlo como “público”, o bien como ” privado”, el cual se divide a su vez en ” secreto” o “cerrado”.

Los grupos públicos se caracterizan por tener una configuración abierta, todo el mundo lo puede ver, pero en cambio, sus integrantes deben ser aprobados por el administrador del mismo, o bien, ser añadidos por otros miembros del grupo.

Al solicitar nuestra pertenencia a un grupo “público” deberemos esperar a la aprobación por parte del administrador del mismo, en tanto, podemos ver la información que se comparte en el grupo, pero sin poder interactuar con nuestras aportaciones.

A diferencia de los públicos, los grupos privados establecen una configuración de privacidad de la información compartida, que está visible únicamente para los miembros que pertenecen al mismo.

Existen dos modalidades en los grupos privados, los secretos y los cerrados.

Los grupos cerrados, sólo son visibles para los integrantes del mismo, aunque el resto de usuarios de facebook pueden ver a los miembros que pertenecen al grupo. La pertenencia al mismo se realiza por invitación del administrador, o bien por alguno de sus componentes, cuya invitación deberá ser en todo caso aprobada por el administrador.

Los grupos secretos no son visibles en los resultados de las búsquedas, sólo pueden formar parte del mismo los usuarios a los que el administrador conceda acceso directamente. Google no indexa la información de los grupos secretos.

Una opción poco utilizada por el mundo empresarial, es la utilización de los grupos secretos como una excelente opción de comunicación interna en las organizaciones, que tan sólo pueden ver sus componentes. Aún conociendo la URL no se puede tener acceso al mismo.

En próximas publicaciones abordaremos cómo utilizar los grupos secretos de facebook como herramienta de comunicación interna en las empresas, de privacidad absoluta, que nos ayude a abandonar antiguos sistemas que forman ya parte del pasado de las comunicaciones internas en las Organizaciones Empresariales.

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Tiempo para el cambio

Dos Soluciones, dos sistemas. ¿Cual es el Tuyo?

 

La competitividad en la empresa viene dada en mantener unos menores costes estructurales que incrementen la productividad y el control sobre la misma, accediendo a servicios especializados, prestados por profesionales en la gestión y administración de Empresas.

Jose Pons. Tiempo para el cambio.Es posible que no estés satisfecho con los servicios que tienes contratados porque te has dado cuenta que solo sirven para cumplir con tus obligaciones fiscales. Sin duda tus necesidades son infinitamente mayores.

Dos Soluciones, dos sistemas, que debes conocer para saber cual es el que mejor se adapta a tus necesidades de gestión y administración de tu Empresa. Es el tiempo para el cambio.

Mira hacia el futuro, que la innovación forme parte de tu empresa, no esperes más tiempo para abandonar los viejos senderos y realizar el cambio a nuevos sistemas de trabajo que aportan puntualmente toda la información que necesitas en el momento necesario sin obstáculos, para que puedas realizar una correcta toma de decisiones en la dirección de tu empresa.

Tiempo para el cambio. Pincha en cada una de las imágenes y conoce que solución se adapta mejor a tus necesidades.

Tiempo de Cambio

Cloud Computing

Jose Pons. Tu Asesor Economico/Financiero

Solicita información y nos podremos en contacto contigo. El compromiso es solo nuestro.

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