LOPD. El Protocolo de Seguridad.

A.E. Gestión Empresarial. Expertos en Implantación LOPD-GDPR y Auditorias de Seguridad RMS.
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Servicios de Adaptación e Implantación a la Ley Orgánica de Protección de Datos LOPD-GDPR y Auditorias de Seguridad. Soluciones a los imperativos legales obligatorios de adaptación de tu empresa o despacho profesional a la Ley de Protección de Datos. Tu adaptación LOPD en manos de profesionales, cumple al 100% con lo establecido por la Ley. Servicios de calidad a través de la red.

LOPD. El Protocolo de Seguridad.

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eat-780534_1920Si tuviera que resumir cuales son las obligaciones que nos impone la Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999 LOPD, os diría que básicamente se ciñen a tres, la Inscripción de Ficheros, la realización e implantación del Protocolo de Seguridad y el mantener al día en todo momento los datos contenidos en el mismo.

El Protocolo de Seguridad LOPD, es el núcleo central sobre el que debe girar toda nuestra política de aplicación, implantación y adaptación a la Ley de Protección de Datos como responsables del tratamiento, y que contiene toda la información referente a la misma.

Por su extensión como centro neurálgico de información, lo desglosare en varias entregas, que nos permita conocer con profundidad los diferentes apartados que lo componen.

Protocolo de Seguridad. Inscripción de Ficheros.

Este primer apartado lo conformará la Inscripción de Ficheros, contendrá toda la información remitida a la Agencia Española de Protección de Datos, referente a los ficheros que contengan datos de personas, indicando, el nombre del fichero, tipo de datos que contiene, su origen y el uso que vamos a dar a los mismos.

El tipo de datos que contengan dichos ficheros, conformarán el alta de registro a efectuar, que será de Nivel Básico, Nivel Medio ó Nivel Alto, así como las medidas de seguridad a implantar.

Matizar que el nivel de los ficheros que inscribamos, marcarán el tipo de Protocolo de Seguridad que tenemos que realizar, aplicar e implantar, y que conformará toda nuestra política de Protección de Datos y las obligaciones y medidas de seguridad que nos imponen con cada nivel.

El Nivel básico lo conforman los ficheros que contengan datos personales básicos tales como, nombre y apellidos, domicilio, población, teléfono, email, Dni.

El Nivel Medio lo forman los datos referidos en el apartado anterior, y si además nuestros ficheros contienen datos tales como, información de servicios financieros, seguros, infracciones penales y administrativas, información de Administraciones Públicas.

Matizar que a partir del Nivel Medio se añade la obligación bianual de realizar una Auditoria de Seguridad por un experto externo, que revisará todo el Protocolo de Seguridad y su correcta aplicación e implantación.

El Nivel Alto, es el referido a los ficheros que contengan los datos contenidos en los apartados anteriores, y además datos con relación a la salud, vida, ideología, religión, creencias, y origen racial de las personas. Por su importancia, los datos contenidos en éste nivel están catalogados como datos sensibles de alta protección y por ello recibirán un nivel de seguridad especial que abordaremos en próximas entregas.

Con independencia del nivel necesario a aplicar, recordar que los datos que contengan nuestros ficheros, deberán ser los  justos y necesarios sin excedernos, para el uso que tengamos previsto de los mismos.

Cada vez que vayamos a crear un nuevo fichero, deberemos con antelación registrarlo en la Agencia Española de Protección de Datos.

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LOPD. Los Derechos ARCO

Jose Pons. Experto en Implantación LOPD y Auditorias de Seguridad RMS.
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LOPD. Los Derechos ARCO.

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Los derechos ARCO, conforman los pilares sobre los que se sustenta toda la Ley de Protección de Datos, cuya existencia se basa en proteger los derechos a la intimidad y privacidad de las personas así como el uso controlado y autorizado de sus datos.

ARCO, derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición a la creación y utilización de los ficheros que contengan datos personales. Como derecho fundamental de las personas, recogido también por la Constitución Española; decir, que la Agencia Española de Protección de Datos, ejerce un celo especial sobre los mismos pues garantizan la privacidad  e intimidad de los datos de las personas.

Los derechos ARCO forman parte del  Protocolo de Seguridad del que en próximas entregas hablaremos en profundidad sobre el mismo, por ser el núcleo central sobre el que debe girar toda nuestra política de aplicación y adaptación a la Ley de Protección de Datos como responsables del tratamiento y que comentaremos en el desarrollo de sus diferentes apartados.

En nuestra empresa o despacho profesional debemos disponer de los impresos normalizados para que el titular de los datos pueda ejercer sus derechos en el momento que lo requiera. Por lo tanto nuestro personal tiene que estar formado en éste sentido y conocer la existencia de los impresos y de la forma de atender las peticiones que se les formule en éste sentido.

Derechos de Acceso. El titular de los datos podrá ejercer su derecho de acceso ante el responsable del tratamiento, con el fin de conocer la información que contienen los ficheros con respecto a sus datos de carácter personal, la finalidad del tratamiento, el origen de los mismos y el uso previsto.

Derechos de Rectificación. En el momento que lo requiera el titular de los datos, podrá ejercer su derecho de rectificación con el fin de modificar sus datos de carácter personal contenidos en los ficheros del responsable del tratamiento, por considerarlos inexactos o incompletos. Dicha solicitud deberá ir acompañada de los documentos que justifiquen la corrección solicitada.

Derechos de Cancelación. El titular de los datos podrá ejercer su derecho de cancelación en el momento que considere que los datos contenidos en los ficheros son inadecuados o excesivos para el uso previsto por el responsable del tratamiento. Es conveniente que en éste caso procedamos con la cautela debida, creando un fichero de exclusión, donde colocaremos los datos sobre los que se haya ejercido el derecho de cancelación.

La cancelación implica el bloqueo de los datos para impedir su uso o tratamiento, excepto para su puesta a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, que deberán identificarse ante el responsable del tratamiento y comunicarle de las razones de su solicitud.

Si los datos cancelados han sido objeto de cesión, deberemos comunicárselo al cesionario para que proceda del mismo modo al bloqueo de los datos con las salvedades descritas.

Con respecto a las personas ya fallecidas, los familiares podrán dirigirse al responsable del tratamiento, notificando el óbito y aportando documentación suficiente al objeto de solicitar la cancelación de los mismos, dentro al marco descrito anteriormente.

Cancelación y revocación del consentimiento. Cuando previamente el titular de los datos  haya consentido el tratamiento de los mismos, podrá revocar su consentimiento al tratamiento de sus datos ante responsable del tratamiento. Por lo tanto cuando nuestra página web, o blog contenga un formulario de suscripción, su formato deberá contener el modo de suscripción/de suscripción. El titular de los datos debe poder revocar el consentimiento con la misma fórmula con la que lo entregó.

Derechos de Oposición. El titular de los datos puede ejercer su negativa al tratamiento de sus datos de carácter personal, cuando no haya sido necesario su consentimiento previo por la existencia de una relación legítima que lo justifique, siempre que una Ley no disponga lo contrario.

Cuando se trate de ficheros cuyo fin sea la publicidad o prospección comercial, el titular de los datos podrá ejercer su derecho de oposición al tratamiento de los mismos, con lo cual, como medida de cautela debida, procederemos a incluirlo en el fichero de exclusión antes mencionado.

Muy importante a tener en cuenta; como norma general, cuando tengamos que hacer un tratamiento de datos con fines publicitarios, es necesario consultar los ficheros de exclusión al objeto de no remitir información a los que hayan ejercido sus derechos de cancelación u oposición al tratamiento, pues estaríamos vulnerando sus derechos fundamentales.

En todos los casos, como responsables del tratamiento, tendremos un plazo diez días para resolver las solicitudes que hayan ejercido los titulares de los datos en el ejercicio de sus derechos.

Jose Pons. Tu asesor lopd

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LOPD. La Creación de Ficheros.

Jose Pons. Experto en Implantación LOPD y Auditorias de Seguridad RMS.
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La Creación de Ficheros.

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La Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999 de 13 de diciembre y en desarrollo de su Reglamento por Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre, en adelante LOPD, establece una serie de obligaciones a cumplir por empresas y profesionales que en su actividad económica o profesional, procedan a la creación de ficheros que contengan datos de personas físicas.

La LOPD, es una Ley que la conforman 158 artículos de su Reglamento, por lo que dada su extensión, voy a proceder a detallar sencillamente y en lenguaje comprensible la forma de aplicarla, a nuestra empresa, negocio, o en el ejercicio de nuestra profesión. Decir que el desarrollo de éste reglamento, obliga prácticamente al 99% de empresas y profesionales, por no decir al 100%.

En ésta primera entrega voy hablar de la creación de ficheros y de las connotaciones y obligaciones en las que vamos a incurrir.

Se entiende por bases de datos cualquier tipo de fichero tanto físico como informático que contenga datos de personas físicas, susceptibles de ser utilizados en sus respectivas actividades económicas o profesionales.

Por lo tanto el almacenamiento de datos recopilados por nosotros o captados por métodos de suscripciones conlleva una serie de obligaciones que deberemos tener en cuenta.

En cada una de las dos formulas de captación de datos descritos en el punto anterior, procederemos de distinta manera.

Si procedemos a recopilar datos, en primer lugar antes de utilizarlos, deberemos notificar a cada uno de los interesados de quienes somos, informarles de la creación y existencia de dicho fichero, de la procedencia de los datos, del motivo de su creación y de la utilización que vamos hacer de los mismos, pidiendo autorización previa para el uso indicado de sus datos.

En la segunda fórmula de captación de datos por medios de suscripción, tenemos una parte del camino recorrido, pues es el titular de los datos, quien de forma libre aporta la información requerida. En este supuesto nuestra página web, blog, o redes sociales, deberán tener un apartado informando de que los datos aportados van a formar parte de nuestros ficheros automatizados, debidamente registrados en la Agencia Española de Protección de Datos, habiendo tomado las medidas preventivas de seguridad, que eviten el acceso o uso no autorizado de los datos aportados, conforme a las normas establecidas previamente en nuestro obligatorio Protocolo de Seguridad.

En el mencionado apartado que tendremos en nuestra página web, blog o redes sociales, incluiremos también la información, de quienes somos, así como la forma y lugar en que la persona física,  titular de los datos, puede ejercer sus derechos.

Voy a destacar un punto importante a tener en cuenta, la Ley establece que los datos únicamente podrán ser utilizados al objeto, para el cual fueron entregados, por lo tanto deberemos informar también de la intención del uso posterior que vamos a dar a los mismos.

Nunca debemos olvidar que el pilar sobre el que se sustenta toda la Ley de Protección de Datos, son los Derechos ARCO, (derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición), cuyo incumplimiento puede conllevarnos sanciones que van desde los 601 € a 600.001 €.

Son susceptibles de sanción entre otros, el no realizar la Inscripción de Ficheros, el no confeccionar y aplicar el Protocolo de Seguridad , así como el no mantener actualizados en todo momento los datos contenidos en el mismo.

Procederemos a la Inscripción de los Ficheros correspondientes en la Agencia Española de Protección de Datos, cuya documentación pasará a formar parte de nuestro Protocolo de Seguridad. Cada vez que generemos nuevos ficheros deberemos realizar la correspondiente inscripción de los mismos. En función de los datos que contengan dichos ficheros, se realizará la inscripción notificando si son de nivel básico, medio o alto.

Jose Pons. Tu asesor lopd

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El Uso de los ordenadores en la empresa

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Vigilancia y Control.

Necesidad de establecer un documento de Reglas de Uso.

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El uso de los ordenadores en la empresaEl empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana y teniendo en cuenta la capacidad real de los trabajadores disminuidos, en su caso.” (artículo 20.3 del Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores).

El ordenador es un instrumento de producción del que es titular el empresario «como propietario o por otro título» y éste tiene, por tanto, facultades de control de la utilización, que incluyen lógicamente su examen. Por otra parte, con el ordenador se ejecuta la prestación de trabajo y, en consecuencia, el empresario puede verificar en él su correcto cumplimiento.

El artículo 6 de la LOPD, referido al consentimiento en materia de protección de datos establece en su punto 1º, la necesidad de la existencia de un consentimiento, por parte del titular del dato, para el tratamiento de sus datos personales por terceros. Así, dicho artículo es del tenor siguiente:

1. “El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la ley disponga otra cosa.”

Sin embargo, dicha capacidad de control sobre el tratamiento de datos por parte del titular de los mismos, no es absoluta, como determina el punto 2º del mismo artículo 6, que es del tenor siguiente:

2. “No será preciso el consentimiento cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones públicas en el ámbito de sus competencias; cuando se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento; cuando el tratamiento de los datos tenga por finalidad proteger un interés vital del interesado en los términos del artículo 7, apartado 6, de la presente Ley, o cuando los datos figuren en fuentes accesibles al público y su tratamiento sea necesario para la satisfacción del interés legítimo perseguido por el responsable del fichero o por el del tercero a quien se comuniquen los datos, siempre que no se vulneren los derechos y libertades fundamentales del interesado.”

Por ello, lo que debe hacer la empresa de acuerdo con las exigencias de buena fe es establecer previamente las Reglas de Uso de esos medios con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales e informar a los trabajadores de que va existir control y de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos, así como de las medidas que han de adoptarse en su caso para garantizar la efectiva utilización laboral del medio cuando sea preciso, sin perjuicio de la posible aplicación de otras medidas de carácter preventivo, como la exclusión de determinadas conexiones.

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