Evernote. Conoce su funcionamiento.

“Evernote” Almacenamiento en la nube “Cloud Computing”

Formando parte de los sistemas de almacenamiento en la nube se encuentra Evernote, una interesante aplicación que nos permite crear libretas, notas, archivos de audio, planings de trabajo, integración de imagen y sonido, almacenar fotos, vídeos y capturas de enlaces URL.

iphone-676726_1920Toda la información almacenada la podemos sincronizar con nuestros diferentes dispositivos y compartir con otros usuarios o integrantes de grupos de trabajo así como en las redes sociales de linkedin, facebook y twitter.

Existen versiones para Windows, Mac y aplicaciones para teléfonos móviles Iphone y Android.

Es una herramienta colaborativa de gran utilidad en el ámbito empresarial y académico, en aplicación de técnicas de creatividad como el “Brainstorming” en el desarrollo de nuevas ideas, proyectos, resolución de problemas o como mejora de realidades existentes a través de grupos de trabajo.

Uno de los aspectos más relevantes de Evernote es la capacidad de convertirse en nuestra memoria virtual con capacidad de organizar en notas toda la información y poder acceder a ella de forma rápida y estructurada.

Existen dos tipos de cuenta, una premium (de pago) y otra gratuita, suficiente para un uso normal de funcionamiento. Los límites de almacenamiento de información es ilimitado, con una transferencia de carga máxima de 60 MG mensuales.

Para utilizar Evernote crearemos una cuenta accediendo a www.evernote.com procediendo a la descarga de la versión escritorio para Mac o Windows en nuestro ordenador, simultáneamente creará nuestro espacio en la nube. No importa que tengas un iPhone y tu ordenador opere con Windows, el sistema lo sincroniza todo en tu espacio web en la nube.

Al margen de lo que hayamos instalado, es de gran utilidad que una vez creada la cuenta lo alojemos también en los dispositivos móviles que utilicemos, tabletas y smartphones, lo que nos permitirá tener acceso a la aplicación desde cualquiera de ellos.

Ahora ya podemos empezar a trabajar creando y editando nuestras notas de texto, audio, vídeo, foto y Urls que nos interese guardar, al terminar la nota el sistema lo guarda automáticamente y sincroniza las dos versiones, escritorio y nube. A las notas incorporaremos un título para una mejor identificación de su contenido.Para crear notas de fotos y vídeos con tan solo arrastrarlos al cuerpo de la nota es suficiente.

Muchas veces accedemos a diversas informaciones en páginas web que nos gustaría poder entrar nuevamente a ellas en un futuro y que en ocasiones ya no encontramos. Son de gran utilidad la creación de notas con parte de una página web que estás viendo o su dirección Url. Ya nunca perderás el acceso a la información que te interesa.

Todas las notas que vayamos creando las podemos clasificar en libretas lo que nos permite agruparlas por temas, asuntos o proyectos. A su vez éstas las podemos compartir con otros usuarios y en la formación de grupos de trabajo o académicos.

En ocasiones podemos tener innumerables notas sin clasificar en ninguna libreta. Una forma inteligente de organizarlas es la creación de etiquetas que podemos aplicar a cada una de ellas.

A la hora de utilizar grupos de trabajo, Evernote nos permite la creación de “pilas” que actúan como contenedores de libretas que nos ayudarán a identificar todas las referidas a un grupo de trabajo o académico. Al contrario que las libretas, las pilas no las podemos compartir.

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Google Drive. Almacenamiento en la Nube

Una de las opciones por la que nos podemos decantar a la hora de utilizar aplicaciones de almacenamiento en la nube es “Google Drive” que pertenece como su nombre indica a la familia de productos google+, ofreciéndonos un espacio gratuito de almacenamiento de 15 GB, compartidas con las aplicaciones gmail y fotos de google+, en la mayor parte de los casos suficiente para una normal utilización. Para mayores necesidades de almacenamiento existen planes de pago.

Jose Pons. Google Drive

¿Cómo accedemos a Google Drive?. Con tan solo tener una cuenta en gmail o google+ es suficiente, ésta te dará acceso a todas las aplicaciones de la familia google, sólo tienes que marcarla y de inmediato con el mismo usuario y contraseña accederás a la aplicación.

Con Drive puedes subir a la nube documentos, fotografías, vídeos, presentaciones y proyectos que podrás simultanear con quien tú quieras.

Marca una importante diferenciación con otras aplicaciones Cloud Computing, al poner a nuestra disposición un editor para crear directamente sobre la misma documentos, hojas de cálculo y presentaciones en formato word, excel y power point, creación de vídeos y diagramas de flujo. También podemos disponer de plantillas para crear formularios que podemos compartir.

Toda la información almacenada quedará sincronizada en nuestros diferentes dispositivos.

Una de sus singularidades es que podemos acceder a esta aplicación y a todas las que forman parte de la familia google con un acceso rápido desde una misma plataforma.
Otra de las peculiaridades, es que una vez instalada la aplicación en los dispositivos Android que utilicemos, podemos escanear documentos que serán de inmediato almacenados en Drive en formato PDF.

Si usas dispositivos móviles, todos tus archivos estarán disponibles aunque no tengas conexión o te quedes sin servicio, como puede ocurrir al desplazarte en avión o al pasar por lugares con mala cobertura.

Con el fin de conseguir una utilización práctica e inteligente la plataforma, puedes clasificar la información con la creación de carpetas para una búsqueda más rápida en los accesos a la misma.

Desde la plataforma puedes enviar un correo a otros usuarios con el enlace de la carpeta o archivo que quieres compartir, pero sin tener acceso al resto de la información almacenada.

No olvides activar tu código de seguridad para proteger los archivos almacenados en Drive para que nadie ajeno pueda entrar en tu cuenta, para ello activa el proceso de “Verificación en dos pasos” que nos ofrece google para acceso a todas sus aplicaciones, con la incorporación de un código de seguridad que llegará a nuestro móvil.

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Tiempo para el cambio

Dos Soluciones, dos sistemas. ¿Cual es el Tuyo?

 

La competitividad en la empresa viene dada en mantener unos menores costes estructurales que incrementen la productividad y el control sobre la misma, accediendo a servicios especializados, prestados por profesionales en la gestión y administración de Empresas.

Jose Pons. Tiempo para el cambio.Es posible que no estés satisfecho con los servicios que tienes contratados porque te has dado cuenta que solo sirven para cumplir con tus obligaciones fiscales. Sin duda tus necesidades son infinitamente mayores.

Dos Soluciones, dos sistemas, que debes conocer para saber cual es el que mejor se adapta a tus necesidades de gestión y administración de tu Empresa. Es el tiempo para el cambio.

Mira hacia el futuro, que la innovación forme parte de tu empresa, no esperes más tiempo para abandonar los viejos senderos y realizar el cambio a nuevos sistemas de trabajo que aportan puntualmente toda la información que necesitas en el momento necesario sin obstáculos, para que puedas realizar una correcta toma de decisiones en la dirección de tu empresa.

Tiempo para el cambio. Pincha en cada una de las imágenes y conoce que solución se adapta mejor a tus necesidades.

Tiempo de Cambio

Cloud Computing

Jose Pons. Tu Asesor Economico/Financiero

Solicita información y nos podremos en contacto contigo. El compromiso es solo nuestro.

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Mantenemos tu contabilidad al día

Jose Pons. Dirección Financiera y Contable. Técnico Superior Contable. Analista Económico Financiero.
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Servicios de Dirección Financiera y Contable. Soluciones a la gestión y dirección de empresas, mediante un servicio permanente de análisis, controlgestión y administración de tu empresa o negocio. Con las estadísticas mensuales conocerás en todo momento el estado de la misma, que te permitirá realizar los cambios necesarios en cada instante. Obtén toda la información de tu empresa, en el momento que lo precisas.

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Gestionamos la Contabilidad de tu Empresa.

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La competitividad en la empresa viene dada por mantener unos menores costes estructurales que incrementen la productividad y control sobre la misma, con acceso a una mayor especialización y disponibilidad del personal.

Mantenemos tu contabilidad al díaReestructura tu empresa, dispone del personal indispensable para atender los sistemas productivos y comerciales de tu negocio, con la incorporación de nuestros servicios contables en la nube desarrollados por expertos en el control, gestión y administración de empresas.

Contamos con una estructura empresarial creada para tal fin, en la que no existen periodos vacacionales, bajas o imprevistos.

Son servicios siempre disponibles y operativos, ya que para cubrir las necesidades no contamos con una persona, sino con una organización con personal especializado, con experiencia financiera, contable y de gestión que desarrollan sus conocimientos al servicio de tu empresa.

Mantenemos tu contabilidad al día ofreciéndote el acceso al software de Contabilidad y Gestión en la nube con el que puedes consultar tus datos, para realizar balances, consultas de extractos de cuentas, previsiones de cobros y pagos, libros de IVA, así como el acceso a la gestión de facturas. Ya no es necesario disponer de un programa propio para tal fin con las consiguientes ventajas al no tener que pagar por sus actualizaciones y mantenimiento.

Accede a nuestros servicios profesionales de gestión de tu contabilidad que incluyen:

  • Acceso y utilización del Software de contabilidad y gestión en la nube.
  • Formación y soporte de utilización de la herramienta de contabilidad y gestión.
  • Estructuración del Plan Contable, de la Contabilidad y Gestión adaptado a las necesidades de tu empresa.
  • Gestión semanal de la contabilidad y gestión. Contabilidad al día sin retrasos.
  • Gestión y planificación de Cobros y Pagos.
  • Gestión de Impuestos. Libros IVA. Legalización Libros y Cuentas Anuales
  • Intercambio semanal de la documentación. Siempre está en tu oficina.
  • Organización de archivos en tu oficina.
  • Generación de estadísticas mensuales. Control del Gasto y Umbral de Rentabilidad.
  • Análisis mensual de los principales parámetros de la empresa.
  • Asesoramiento y reunión por videoconferencia vía Skype para comentar los datos y las estrategias a seguir que mejoren la situación y los resultados de la empresa.
  • Asesoramiento Financiero y Bancario.

Con nuestros servicios de gestión de tu contabilidad dispondrás puntualmente de toda la información que precisas en el momento necesario, sin obstáculos, para que puedas realizar una correcta toma de decisiones en la dirección de tu empresa.

Tu diriges tu negocio, nosotros lo controlamos, gestionamos y administramos.

Jose Pons. Tu Asesor Economico/Financiero

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Box. La Libertad de Trabajar desde cualquier lugar.

BOX  Sistema Cloud Computing

 

Tal como comentamos en artículos anteriores sobre el Cloud Computing, observaremos como en la era de la movilidad se están produciendo cambios tecnológicos que están modificando las formas preestablecidas de trabajar creando nuevas oportunidades de trabajo.

Jose Pons. Box Cloud ComputingEs la libertad de trabajar desde cualquier ubicación sin anclajes de lugar. Crear, editar, compartir y enviar archivos desde tus soportes móviles mientras te desplazas en un taxi, o estás fuera de tu oficina, es una de las características del servicio de almacenamiento en la nube, uno de los más demandados por las empresas.

Box es otra plataforma de Cloud Computing que te permite sincronizar los archivos de tu ordenador con la nube para poder visualizarlos donde tú vayas, sin necesidad de llevar contigo dispositivos pen-drives, discos duros o portátiles, ya que puedes acceder a los mismos desde los soportes móviles o desde cualquier otro ordenador conectado a internet.

Al igual que su competidor Dropbox, nos ofrece la creación de dos tipos de cuenta, una personal (gratuita) y otra business (de pago) para mayores capacidades de almacenamiento y prestaciones en su utilización.

En la cuenta personal, Box nos ofrece 10 GB de espacio gratuito con una carga máxima de 250 mb, con que sincronizar los archivos que te interesen llevar contigo, para hacer presentaciones, mostrar tus proyectos y compartir trabajos en el lugar adonde vayas.

Admite más de 200 tipos de archivos, dándote la posibilidad de crear documentos en formato office, para lo cual utiliza de forma automática los editores de contenido de google. Dispone también de sus propios editores a través de las aplicaciones de pago que ofrece.

Para darte de alta en Box entra en www.box.com y crea tu cuenta personal modalidad gratuita, donde introducirás tus datos y correo electrónico. Al término, para verificar el alta de la cuenta, recibirás un e-mail confirmando la creación de la misma, a partir de ese momento ya puedes utilizarla.

En materia de seguridad de accesos a los datos almacenados, Box cuenta con la “Certificación Safe Harbor” que tal como hemos comentado en artículos anteriores, está reconocida por las Autoridades Europeas competentes en materia de Protección de Datos. Al igual que en otras plataformas Cloud Computing, nos ofrece la posibilidad de aumentar su efectividad, añadiendo una barrera adicional de seguridad con el proceso de “Verificación en dos pasos” siendo de vital importancia realizarla para aumentar la seguridad en los acceso a la información desde soportes no reconocidos por tu cuenta .

¿Cómo hacerlo? Sigue estos pasos.
Inicia sesión en tu cuenta de Box. Cliquea en configuración cuenta, situado en la esquina superior derecha. En menú, activa la pestaña “seguridad” marca la casilla “verificación de inicio” e indica el número de teléfono móvil para recibir los mensajes de texto con la clave de verificación.

Una vez realizado este trámite te llegará un mensaje de texto con el código de verificación, entra en la aplicación e introdúcelo. Box recuerda los soportes con los que te conectas. Cuando inicies sesión en uno distinto, te enviará otro código de seguridad sin el cual no tendrás acceso a tu cuenta.

Como medida de precaución, cuando accedamos a la cuenta desde un soporte que no sea de nuestra propiedad, una vez finalizada la sesión, accede a Box desde uno de los tuyos y entra en la pestaña “seguridad” tal como hemos indicado, te mostrará los soportes que tiene reconocidos, como muestra la imagen, procede a anular la correspondiente a esa conexión para que no reconozca de nuevo dicho soporte.

Box también se puede instalar en el ordenador y en nuestros soportes móviles con la descarga de las aplicaciones correspondientes. En próximas publicaciones abordaremos como utilizar Box, la descarga y utilización de las aplicaciones que nos ofrece así cómo funciona la sincronización y la instalación en diversos soportes.

 

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Gestión de Proyectos Empresariales

Jose Pons. Dirección Financiera y Contable. Técnico Superior Contable. Analista Económico Financiero.
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Servicios de Dirección Financiera y Contable. Soluciones a la gestión y dirección de empresas, mediante un servicio permanente de análisis, controlgestión y administración de tu empresa o negocio. Con las estadísticas mensuales conocerás en todo momento el estado de la misma, que te permitirá realizar los cambios necesarios en cada instante. Obtén toda la información de tu empresa, en el momento que lo precisas.

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Tomando el pulso a la Empresa.

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“Invierte en la gestión y administración de tu empresa, conseguirás un mayor control sobre la misma y mejores resultados.”

Gestión de Proyectos Empresariales

En el mundo empresarial hay decisiones que no pueden esperar. Que la improvisación no forme parte de tu empresa, invierte en su gestión y administración.

Desarrollamos un Cuadro de Mandos adaptado a las estructuras y necesidades de la empresa, realizando un análisis inicial para conocer con profundidad la situación real de la misma.

Con dicho punto de partida, procedemos a la Gestión del Conocimiento Empresarial, organizando y estructurando la empresa, ejerciendo un control mensual sobre los principales parámetros de la misma, valor de producción, costes de producción, margen industrial, gastos de comerciales, margen de contribución de los diferentes departamentos, gastos de estructura, margen bruto, control cuenta de gastos y resultado neto de explotación.

Con toda la información disponible desarrollamos unas estadísticas mensuales que dan a conocer de un solo vistazo toda la información que precisas para el desarrollo, gestión, administración y dirección de la empresa que te ayudarán en la toma de decisiones.

Estudio, desarrollo, implantación, consolidación de procedimientos y seguimiento de las medidas implantadas, forman parte de la Gestión de Proyectos Empresariales que desarrollamos en las empresas.

Tú diriges tu negocio, nosotros lo organizamos, controlamos, gestionamos y administramos.

Jose Pons. Tu Asesor Economico/Financiero

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