A.E. Gestión Empresarial. Expertos en Implantación LOPD y Auditorias de Seguridad RMS.

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Servicios de Adaptación e Implantación a la Ley Orgánica de Protección de Datos LOPD y Auditorias de Seguridad. Soluciones a los imperativos legales obligatorios de adaptación de tu empresa o despacho profesional a la Ley de Protección de Datos. Tu adaptación LOPD en manos de profesionales, cumple al 100% con lo establecido por la Ley. Servicios de calidad a través de la red.

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Medidas de Orden Técnico, Organizativas y de Seguridad

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En el marco de las Medidas de índole Técnica, Organizativas y de Seguridad a implantar en la empresa y definidas en el Protocolo de Seguridad, se procederá a identificar todos los soportes que intervengan en la gestión de datos, tales como equipos informáticos, impresoras, scanners, fax, discos duros, equipos multifunción, smartphones, destructoras de documentos, etc.

Se enumerarán e identificarán cada uno de los elementos, indicando si su acceso es en modo local o a través de la red.

La impresión de documentos en el ámbito laboral es uno de los puntos fundamentales para una correcta política en materia de la confidencialidad. En virtud de la LOPD, la empresa está obligada a adoptar las medidas necesarias para mantener la privacidad de los documentos impresos, que todos los empleados deben de conocer, respetar y cumplir.

La disposición en la empresa de estos dispositivos, estará de forma estratégica para garantizar y  evitar la visualización de la información por parte de personas no autorizadas. Por lo tanto la retirada de documentos de la impresora deberá realizarla el usuario cuanto antes cuidando que no queden documentos en las bandejas de salida.

Para evitar que la información impresa no necesaria vaya a parar a las papeleras o depositada en contenedores de las vías públicas, es recomendable una destructora de documentos que garantice la confidencialidad de la información que contengan.

Como parte integrante de las medidas Técnicas, Organizativas y de Seguridad, realizaremos la identificación de todas las bases de datos que contengan datos personales, que previamente habremos inscrito en la Agencia Española de Protección de Datos tal como aborde en el apartado de Inscripción de Ficheros.

En el mismo describiremos el nombre de los ficheros, la estructura de los mismos, su procedencia, la finalidad y usos previstos, que tipo de datos contienen, y el nivel de seguridad aplicado.

Aquí puedes contactar conmigo para: Solicitar Información 

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LOPD. Protocolo de Seguridad. Identificación Usuarios.

La Identificación de Usuarios es otro de los apartados que conforman el Protocolo de Seguridad. Estos, son pieza primordial en el acceso y utilización de los datos de carácter personal, debiendo tener únicamente acceso a la información del área que requieran sus funciones definidas por el Responsable de Seguridad, quien generara claves de acceso a datos por cada usuario, y cuidará del control e identificación de los accesos no autorizados.

En primer lugar este apartado contendrá una relación de todos los usuarios activos de la empresa, identificando el domicilio del centro de trabajo donde realizan su actividad.

En el marco de las Medidas de índole Técnica, Organizativas y de Seguridad a implantar en la empresa y definidas en el Protocolo de Seguridad, se generará una ficha de Identificación por cada usuario, la cual contendrá, los datos referidos al mismo, sus funciones dentro de la empresa, cargo que desempeña y si es personal con accesos a datos autorizado.

Se identificará el programa de correo electrónico que utiliza, se le entregará el documento de conocimiento de la ley, y se indicará si tiene firmado el documento de compromiso de confidencialidad.

Cuando un usuario deje de trabajar en la empresa, el Responsable de Seguridad procederá a la anulación de las claves de acceso generadas.

Al iniciar el usuario su incorporación a la empresa, se le informará mediante el documento de conocimiento de la Ley, de la obligación del secreto profesional y de las consecuencias que causarían un uso indebido o fraudulento de los datos que pueda conocer por razón de las funciones propias de su trabajo encomendadas para la empresa  a la que presta sus servicios.

En todos los casos el usuario firmará el documento de Compromiso de Confidencialidad, cuyas obligaciones y efectos permanecen aun después de finalizar la relación laboral. Este quedará incorporado al Protocolo de Seguridad formando parte de las Medidas de índole Técnica, Organizativas y de Seguridad contenidas en el mismo.

Con respecto a la utilización en las empresas de equipos informáticos por parte de los usuarios, ésta deberá generar el documento Reglas de Uso, donde se indicarán al usuario al iniciar su incorporación a la empresa, las medidas implantadas en cuanto al uso de medios informáticos, informando de la existencia de un control de los medios que se aplican en orden a comprobar el uso correcto de los mismos y la efectiva utilización laboral de los medios informáticos, sin perjuicio de la aplicación de otras medidas de carácter preventivo como la exclusión de determinadas conexiones.

Este documento de Reglas de Uso será de obligada lectura y el usuario procederá a su firma en prueba del conocimiento de la existencia del mismo. Se le entregará un duplicado del documento.

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LOPD. Protocolo de Seguridad. Identificación de la Empresa.

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La identificación de la empresa o profesional, es otro de los apartados que conforma el Protocolo de Seguridad, que contendrá la descripción de su actividad económica, domicilio, Cif, número de las inscripciones de ficheros realizadas y el nivel de seguridad aplicado.

En el caso de tener instaladas cámaras de seguridad, identificación del archivo generado y tipo de soporte utilizado.

Cuando la empresa tenga varios domicilios de trabajo, se procederá de igual manera a su identificación, indicando la forma utilizada para el acceso a los datos, si es en modo local o por medio de redes de comunicaciones, indicando el tipo de seguridad aplicado para la protección de  accesos no autorizados.

Se nombrará un Comité de Coordinación de Seguridad de los datos personales, que junto con el responsable de los ficheros, garantizarán la aplicación y supervisión de todas las normas y procedimientos contenidos en el Protocolo de Seguridad, así como de las medidas técnicas, organizativas y de seguridad indicados en el mismo.

El comité de coordinación lo formarán el Responsable de los Ficheros, el Responsable de Seguridad y el Responsable de Copias de Seguridad de los datos. En profesionales independientes o pequeñas empresas, por lo general el responsable de los ficheros, es quien compone la totalidad del comité de coordinación.

En su caso se identificará quienes componen el Comité de Coordinación de Seguridad de los datos personales, con identificación del Responsable de Seguridad y Responsable de Copias de Seguridad, ambos nombrados por el Responsable de los ficheros. Matizar que dicha designación no supone una delegación de responsabilidades, que en todo caso recaerá siempre en el Responsable de los Ficheros.

El Responsable de Seguridad velará en todo momento del cumplimiento de los procedimientos y normas contenidos en el Protocolo de Seguridad, que garanticen el nivel de seguridad exigido así como los accesos no autorizados. Se encargará de la supervisión del personal y de la difusión entre el mismo de las normas y procedimientos que les afecta en el desempeño de las funciones asignadas en su puesto de trabajo con respecto al acceso y utilización de los datos de carácter personal.

El Responsable de las Copias de Seguridad, tiene bajo su tutela la realización semanal de las copias de seguridad externas de los ficheros. Dada la importancia de los datos, y como responsables de los mismos, mi recomendación es realizar una copia diaria.

Es una práctica muy habitual el no realizar copias de seguridad de los datos, lo que provoca un incumplimiento de las normas descritas en el Protocolo de Seguridad, comprometiendo gravemente la continuidad de la empresa.

Identificaremos la periodificación que tienen las copias de seguridad y el tipo de soporte o software externo utilizado para la realización de las mismas, debiendo estar el acceso a los datos protegidos mediante contraseña o debidamente encriptados, que garanticen en todo caso los accesos no autorizados.

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Jose Pons. Experto en Implantación LOPD y Auditorias de Seguridad RMS.

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La Creación de Ficheros.

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La Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999 de 13 de diciembre y en desarrollo de su Reglamento por Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre, en adelante LOPD, establece una serie de obligaciones a cumplir por empresas y profesionales que en su actividad económica o profesional, procedan a la creación de ficheros que contengan datos de personas físicas.

La LOPD, es una Ley que la conforman 158 artículos de su Reglamento, por lo que dada su extensión, voy a proceder a detallar sencillamente y en lenguaje comprensible la forma de aplicarla, a nuestra empresa, negocio, o en el ejercicio de nuestra profesión. Decir que el desarrollo de éste reglamento, obliga prácticamente al 99% de empresas y profesionales, por no decir al 100%.

En ésta primera entrega voy hablar de la creación de ficheros y de las connotaciones y obligaciones en las que vamos a incurrir.

Se entiende por bases de datos cualquier tipo de fichero tanto físico como informático que contenga datos de personas físicas, susceptibles de ser utilizados en sus respectivas actividades económicas o profesionales.

Por lo tanto el almacenamiento de datos recopilados por nosotros o captados por métodos de suscripciones conlleva una serie de obligaciones que deberemos tener en cuenta.

En cada una de las dos formulas de captación de datos descritos en el punto anterior, procederemos de distinta manera.

Si procedemos a recopilar datos, en primer lugar antes de utilizarlos, deberemos notificar a cada uno de los interesados de quienes somos, informarles de la creación y existencia de dicho fichero, de la procedencia de los datos, del motivo de su creación y de la utilización que vamos hacer de los mismos, pidiendo autorización previa para el uso indicado de sus datos.

En la segunda fórmula de captación de datos por medios de suscripción, tenemos una parte del camino recorrido, pues es el titular de los datos, quien de forma libre aporta la información requerida. En este supuesto nuestra página web, blog, o redes sociales, deberán tener un apartado informando de que los datos aportados van a formar parte de nuestros ficheros automatizados, debidamente registrados en la Agencia Española de Protección de Datos, habiendo tomado las medidas preventivas de seguridad, que eviten el acceso o uso no autorizado de los datos aportados, conforme a las normas establecidas previamente en nuestro obligatorio Protocolo de Seguridad.

En el mencionado apartado que tendremos en nuestra página web, blog o redes sociales, incluiremos también la información, de quienes somos, así como la forma y lugar en que la persona física,  titular de los datos, puede ejercer sus derechos.

Voy a destacar un punto importante a tener en cuenta, la Ley establece que los datos únicamente podrán ser utilizados al objeto, para el cual fueron entregados, por lo tanto deberemos informar también de la intención del uso posterior que vamos a dar a los mismos.

Nunca debemos olvidar que el pilar sobre el que se sustenta toda la Ley de Protección de Datos, son los Derechos ARCO, (derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición), cuyo incumplimiento puede conllevarnos sanciones que van desde los 601 € a 600.001 €.

Son susceptibles de sanción entre otros, el no realizar la Inscripción de Ficheros, el no confeccionar y aplicar el Protocolo de Seguridad , así como el no mantener actualizados en todo momento los datos contenidos en el mismo.

Procederemos a la Inscripción de los Ficheros correspondientes en la Agencia Española de Protección de Datos, cuya documentación pasará a formar parte de nuestro Protocolo de Seguridad. Cada vez que generemos nuevos ficheros deberemos realizar la correspondiente inscripción de los mismos. En función de los datos que contengan dichos ficheros, se realizará la inscripción notificando si son de nivel básico, medio o alto.

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