Jose Pons. Experto en Implantación LOPD y Auditorias de Seguridad RMS.

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La Creación de Ficheros.

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La Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999 de 13 de diciembre y en desarrollo de su Reglamento por Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre, en adelante LOPD, establece una serie de obligaciones a cumplir por empresas y profesionales que en su actividad económica o profesional, procedan a la creación de ficheros que contengan datos de personas físicas.

La LOPD, es una Ley que la conforman 158 artículos de su Reglamento, por lo que dada su extensión, voy a proceder a detallar sencillamente y en lenguaje comprensible la forma de aplicarla, a nuestra empresa, negocio, o en el ejercicio de nuestra profesión. Decir que el desarrollo de éste reglamento, obliga prácticamente al 99% de empresas y profesionales, por no decir al 100%.

En ésta primera entrega voy hablar de la creación de ficheros y de las connotaciones y obligaciones en las que vamos a incurrir.

Se entiende por bases de datos cualquier tipo de fichero tanto físico como informático que contenga datos de personas físicas, susceptibles de ser utilizados en sus respectivas actividades económicas o profesionales.

Por lo tanto el almacenamiento de datos recopilados por nosotros o captados por métodos de suscripciones conlleva una serie de obligaciones que deberemos tener en cuenta.

En cada una de las dos formulas de captación de datos descritos en el punto anterior, procederemos de distinta manera.

Si procedemos a recopilar datos, en primer lugar antes de utilizarlos, deberemos notificar a cada uno de los interesados de quienes somos, informarles de la creación y existencia de dicho fichero, de la procedencia de los datos, del motivo de su creación y de la utilización que vamos hacer de los mismos, pidiendo autorización previa para el uso indicado de sus datos.

En la segunda fórmula de captación de datos por medios de suscripción, tenemos una parte del camino recorrido, pues es el titular de los datos, quien de forma libre aporta la información requerida. En este supuesto nuestra página web, blog, o redes sociales, deberán tener un apartado informando de que los datos aportados van a formar parte de nuestros ficheros automatizados, debidamente registrados en la Agencia Española de Protección de Datos, habiendo tomado las medidas preventivas de seguridad, que eviten el acceso o uso no autorizado de los datos aportados, conforme a las normas establecidas previamente en nuestro obligatorio Protocolo de Seguridad.

En el mencionado apartado que tendremos en nuestra página web, blog o redes sociales, incluiremos también la información, de quienes somos, así como la forma y lugar en que la persona física,  titular de los datos, puede ejercer sus derechos.

Voy a destacar un punto importante a tener en cuenta, la Ley establece que los datos únicamente podrán ser utilizados al objeto, para el cual fueron entregados, por lo tanto deberemos informar también de la intención del uso posterior que vamos a dar a los mismos.

Nunca debemos olvidar que el pilar sobre el que se sustenta toda la Ley de Protección de Datos, son los Derechos ARCO, (derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición), cuyo incumplimiento puede conllevarnos sanciones que van desde los 601 € a 600.001 €.

Son susceptibles de sanción entre otros, el no realizar la Inscripción de Ficheros, el no confeccionar y aplicar el Protocolo de Seguridad , así como el no mantener actualizados en todo momento los datos contenidos en el mismo.

Procederemos a la Inscripción de los Ficheros correspondientes en la Agencia Española de Protección de Datos, cuya documentación pasará a formar parte de nuestro Protocolo de Seguridad. Cada vez que generemos nuevos ficheros deberemos realizar la correspondiente inscripción de los mismos. En función de los datos que contengan dichos ficheros, se realizará la inscripción notificando si son de nivel básico, medio o alto.

Aquí puedes contactar conmigo para: Solicitar Información