Google Drive. Almacenamiento en la Nube

Una de las opciones por la que nos podemos decantar a la hora de utilizar aplicaciones de almacenamiento en la nube es “Google Drive” que pertenece como su nombre indica a la familia de productos google+, ofreciéndonos un espacio gratuito de almacenamiento de 15 GB, compartidas con las aplicaciones gmail y fotos de google+, en la mayor parte de los casos suficiente para una normal utilización. Para mayores necesidades de almacenamiento existen planes de pago.

Jose Pons. Google Drive

¿Cómo accedemos a Google Drive?. Con tan solo tener una cuenta en gmail o google+ es suficiente, ésta te dará acceso a todas las aplicaciones de la familia google, sólo tienes que marcarla y de inmediato con el mismo usuario y contraseña accederás a la aplicación.

Con Drive puedes subir a la nube documentos, fotografías, vídeos, presentaciones y proyectos que podrás simultanear con quien tú quieras.

Marca una importante diferenciación con otras aplicaciones Cloud Computing, al poner a nuestra disposición un editor para crear directamente sobre la misma documentos, hojas de cálculo y presentaciones en formato word, excel y power point, creación de vídeos y diagramas de flujo. También podemos disponer de plantillas para crear formularios que podemos compartir.

Toda la información almacenada quedará sincronizada en nuestros diferentes dispositivos.

Una de sus singularidades es que podemos acceder a esta aplicación y a todas las que forman parte de la familia google con un acceso rápido desde una misma plataforma.
Otra de las peculiaridades, es que una vez instalada la aplicación en los dispositivos Android que utilicemos, podemos escanear documentos que serán de inmediato almacenados en Drive en formato PDF.

Si usas dispositivos móviles, todos tus archivos estarán disponibles aunque no tengas conexión o te quedes sin servicio, como puede ocurrir al desplazarte en avión o al pasar por lugares con mala cobertura.

Con el fin de conseguir una utilización práctica e inteligente la plataforma, puedes clasificar la información con la creación de carpetas para una búsqueda más rápida en los accesos a la misma.

Desde la plataforma puedes enviar un correo a otros usuarios con el enlace de la carpeta o archivo que quieres compartir, pero sin tener acceso al resto de la información almacenada.

No olvides activar tu código de seguridad para proteger los archivos almacenados en Drive para que nadie ajeno pueda entrar en tu cuenta, para ello activa el proceso de “Verificación en dos pasos” que nos ofrece google para acceso a todas sus aplicaciones, con la incorporación de un código de seguridad que llegará a nuestro móvil.

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Facebook. Como Crear y Utilizar los Grupos

Tras la creación de nuestro perfil, tal como comentamos en publicaciones anteriores, facebook nos da la posibilidad de crear páginas y grupos. A diferencia de las páginas, los grupos se caracterizan por ser un espacio cerrado que nos permite conectar con otros miembros de la plataforma que comparten nuestras mismas aficiones, pensamientos, actitudes, ideas o conocimientos sobre un determinado tema.

Linkedin Red Social ProfesionalA través de nuestro perfil en la pestaña “Más” bajo nuestra foto de cabecera, tenemos acceso a crear un grupo así como a visualizar a los que pertenecemos.

Existen dos modalidades al crear un grupo, configurarlo como “público”, o bien como ” privado”, el cual se divide a su vez en ” secreto” o “cerrado”.

Los grupos públicos se caracterizan por tener una configuración abierta, todo el mundo lo puede ver, pero en cambio, sus integrantes deben ser aprobados por el administrador del mismo, o bien, ser añadidos por otros miembros del grupo.

Al solicitar nuestra pertenencia a un grupo “público” deberemos esperar a la aprobación por parte del administrador del mismo, en tanto, podemos ver la información que se comparte en el grupo, pero sin poder interactuar con nuestras aportaciones.

A diferencia de los públicos, los grupos privados establecen una configuración de privacidad de la información compartida, que está visible únicamente para los miembros que pertenecen al mismo.

Existen dos modalidades en los grupos privados, los secretos y los cerrados.

Los grupos cerrados, sólo son visibles para los integrantes del mismo, aunque el resto de usuarios de facebook pueden ver a los miembros que pertenecen al grupo. La pertenencia al mismo se realiza por invitación del administrador, o bien por alguno de sus componentes, cuya invitación deberá ser en todo caso aprobada por el administrador.

Los grupos secretos no son visibles en los resultados de las búsquedas, sólo pueden formar parte del mismo los usuarios a los que el administrador conceda acceso directamente. Google no indexa la información de los grupos secretos.

Una opción poco utilizada por el mundo empresarial, es la utilización de los grupos secretos como una excelente opción de comunicación interna en las organizaciones, que tan sólo pueden ver sus componentes. Aún conociendo la URL no se puede tener acceso al mismo.

En próximas publicaciones abordaremos cómo utilizar los grupos secretos de facebook como herramienta de comunicación interna en las empresas, de privacidad absoluta, que nos ayude a abandonar antiguos sistemas que forman ya parte del pasado de las comunicaciones internas en las Organizaciones Empresariales.

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Dropbox Conoce su Funcionamiento

Entre los diversos medios de almacenamiento en la nube “Cloud Computing” se encuentra Dropbox, uno de los más conocidos y utilizados por su facilidad de uso y prestaciones. Es una plataforma certificada por las autoridades competentes en materia de protección de datos como puerto seguro con la “Certificación Safe Harbor”.

DropboxDropbox nos da la posibilidad de acceder a dos tipos de cuenta, la básica (cuenta gratuita) suficiente para las necesidades normales de almacenamiento habituales y la premium (cuenta de pago) con mayores prestaciones y capacidad de almacenamiento.

Para crear nuestra cuenta entraremos en www.dropbox.com y procederemos a realizar la descarga gratuita. Al margen de que lo hayamos instalado desde nuestro ordenador habitual, es de máxima utilidad que lo alojemos también en los dispositivos móviles que utilicemos tales como portátiles, tabletas y smartphones, lo que nos permitirá tener acceso a la cuenta desde todos nuestros dispositivos.

Para que esto sea posible y una vez creada la cuenta descargaremos la aplicación Apps de Dropbox, accediendo a la cuenta con la inserción de la clave de acceso y usuario creada inicialmente.

Al dar de alta tu cuenta básica, ésta realizará dos acciones; creará una cuenta en la nube, realizando al mismo tiempo una descarga de escritorio, pudiendo tener acceso a nuestros archivos aunque en un momento dado no tengamos acceso a internet.

Cuando subimos archivos a la nube, el sistema procede a sincronizarlo con la carpeta que creó en nuestro escritorio. Asimismo, el proceso se realiza a la inversa, es decir, si colocamos archivos en nuestra carpeta de escritorio con “copia pega” esta se sincronizará con la carpeta correspondiente en la nube.

Al acceder a nuestra cuenta de Dropbox, como medida inicial de seguridad, nos solicita el usuario y contraseña que generamos cuando la creamos, “método seguro”, aunque puede ser vulnerado si tenemos un ataque malware (software malicioso) en nuestro ordenador o hackeen nuestra cuenta, como ha sucedido con las fotos de diversas actrices de Hollywood, tal como hemos conocido por los medios.

Como novedad la plataforma nos da la posibilidad de añadir una nueva barrera de seguridad con el proceso de “Verificación en dos pasos” . Con todo lo descrito, tenemos que ser conscientes de la importancia de configurar bien cada uno de estos pasos, para lograr la máxima seguridad de nuestros archivos frente a accesos no autorizados.

Un correcto uso de la plataforma, es clasificar la información con la creación de carpetas para un acceso más rápido a los archivos. Esto, también nos permitirá compartir una carpeta determinada con otros, enviándoles un correo con el enlace desde la misma plataforma, teniendo únicamente acceso a dicha información pero no al resto de carpetas.

Las carpetas compartidas se distinguen con un símbolo de usuarios para un mejor reconocimiento visual, pudiendo ver posteriormente en cualquier momento con quien compartimos la carpeta. Cada uno de estos accesos se pueden eliminar en el momento que queramos.

Otra prestación de Dropbox es que lo podemos utilizar como medio para realizar una copia de seguridad de los datos almacenados en nuestros ordenadores, poniendo a salvo dicha información en el caso que se produzca una pérdida o destrucción de la misma por acciones de virus, averías o sustracciones.

De igual modo, podemos realizar una copia de seguridad de las fotos que hagamos con nuestra tableta o smartphone sincronizando automáticamente la subida a la plataforma en el mismo momento que se realizan. Para tener consumo optimizado de recursos con dichos dispositivos podemos configurarlo para que únicamente se realice la sincronización cuando tengan disponible un acceso Wifi.

Desde las Redes Sociales de Facebook, Twitter y Linkedin podemos tener acceso a las todas las fotos y vídeos que tengamos en Dropbox cuando queramos utilizarlas para realizar una publicación.

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Facebook Como Crear y Utilizar las Páginas

Las páginas de facebook, son un lugar donde las empresas, profesionales, artistas, editoriales, asociaciones, comunidades y organizaciones, pueden dar a conocer y promocionar sus productos y servicios, mostrar sus creaciones artísticas, sus actividades y trabajos; digamos que es la parte institucional de tu perfil.

Jose Pons. Red Social LinkedinUna vez hayamos creado nuestro perfil, el sistema nos da la posibilidad de crear una o varias páginas. En el extremo de la parte superior derecha de nuestro perfil tenemos la opción de creación de páginas, al iniciar, te preguntará en que tipo la quieres englobar, “lugar o negocio local”, “empresa, organización o institución”, “marca o producto”, “artistas o grupos de música” “entretenimiento”, “comunidad”.

Es importante crear la página en la opción correcta, pues de ello va a depender en buena parte su interactividad en la plataforma. Al igual que vimos en la creación del perfil, el sistema te guía paso a paso.

Una vez creada la página y en tanto colocamos la imagen de cabecera y la que nos identifica en nuestras comunicaciones, instalamos las aplicaciones que nos interesen y empezamos a escribir algún post en la línea del tiempo, es aconsejable que entremos en “editar página” y desactivemos la opción en “configurar visibilidad de la página” activar la casilla “anular la publicación de esta página”, con lo cual solamente la puedes ver tú como administrador de la página y nadie más, hasta que tengas la página totalmente operativa. No olvides que una imagen vale más que mil palabras.

Cuida tu imagen corporativa, es lo que vas a mostrar y dar a conocer a los demás sobre tu actividad profesional, lúdica o de negocio. No crees una página sin más.

El funcionamiento de la plataforma consiste, que con tu perfil reclutas “amigos” a los que puedes invitar a que pongan “me gusta” en tu página. Por lo tanto, el perfil tiene “amigos” y las páginas “me gusta”.

Cualquier usuario de la plataforma puede poner “me gusta” en tu página aunque no lo tengas de amigo en tu perfil, las páginas están abiertas a toda la comunidad facebook.

Sin lugar a dudas, a todos los amigos de tu perfil no les interesará tu página, por ello, pueden ejercer con total libertad la opción de “me gusta”. Conseguir que un 20% de tus amigos pongan ”me gusta” en tu página, se considera todo un éxito.

Una de las características más importantes de las páginas es que tienen acceso a múltiples aplicaciones, como creación de eventos, sorteos, promociones, catálogos, directorios, así como la conexión directa con la actividad que desarrollamos en otras redes sociales tales como twitter, pinterest, instagram, youtube, pudiéndola conectar directamente con nuestro blog o página web, todo ello sin salir de facebook. Todo un abanico de posibilidades que podemos utilizar.

Puedes ver un ejemplo de aplicaciones entrando en tu cuenta de facebook y clickeando en el siguiente enlace “A.E.Gestión Empresarial, S.L.” donde podemos ver varias aplicaciones en funcionamiento. Si lo haces te invitamos desde estas líneas a marcar  “me gusta”.

Las páginas pueden estar administradas por uno o varios administradores.

Buscando la interacción y promoción de nuestra actividad profesional, comercial o de negocio las páginas son un escaparate excepcional para promocionar tus productos o servicios a través de una página web o blog, con los que interactúa con la fuerza de millones de usuarios que utilizan a diario la plataforma.

Jose Pons. Tu Community Manager Social Media Marketing

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La Creación de Contenidos

Una de las singularidades representativas del Social Media es el poder de suscitar comunicación, interacción y diálogo abierto con tus seguidores, lo cual no es posible sin la generación de contenidos de interés, característica que los convierte en el Rey del Social Media.

macbook-667280_1920Si tienes un blog o página web es imprescindible realices la actualización periódica de los contenidos con la publicación de artículos, al menos con periodicidad semanal, sobre temas que susciten atractivo a tus seguidores, aportándoles valor y conocimiento, dándoles a conocer los valores y ventajas competitivas que ofreces, marcando un punto de diferenciación con tu competencia, un lugar donde puedan obtener soluciones a las necesidades que les surgen cada día.

Sin la generación de contenidos nuestra presencia on-line será nula y formaremos parte de millones de blogs y páginas web que abarrotan la red, con las que nadie interactúa ni encuentra al ser penalizadas por los motores de búsqueda de google, apareciendo en el mejor de los casos, en los últimos lugares de las exploraciones en la red que realizan los internautas, perdiendo por completo la posibilidad y oportunidad de que nos encuentren.

En la publicación de contenidos, no vayas directo a vender, pues no olvides que es una elección que ejercerán tus seguidores desde su libertad, por ello exprésate con claridad para que si les interesa lo que les ofreces puedan saber dónde encontrarlo.

En tu mensaje más bien habla de lo que pueden conseguir con la utilización de tus productos y servicios, creando interacción a través de un mensaje claro y directo, en que tus seguidores puedan ver complacidos sus gustos, preferencias y necesidades, incluso por encima de sus perspectivas, lo que generará un alto grado de satisfacción que aumentará tu credibilidad. Así seducir al potencial cliente se convierte en todo un arte y objetivo.

La gestión de contenidos es el rey indiscutible de toda la interacción en social media, influye directamente en el incremento de nuestra visibilidad y posicionamiento en la red, situándonos en los primeros lugares de las búsquedas de servicios y productos, otorgando en el caso de los profesionales, carácter de experto en los temas y materias sobre los que publican, mejorando con ello la marca de producto y su branding personal.

Así, la generación de contenidos de valor forman parte del marketing digital que se ha integrado en la estrategia de los proyectos personales y empresariales, dando un nuevo enfoque a la estrategia de la gestión comercial dirigida a la captación de los potenciales clientes, a través de publicaciones de calidad que susciten su interés e influyan en su fidelización.

Si te mueves en ámbitos empresariales o profesionales, revisa tu presencia on-line en blog, web y redes sociales, haz un análisis honesto de la situación en que se encuentran, conoce el público objetivo al que van dirigidas tus publicaciones, no pierdas de vista, que tus potenciales clientes cambian constantemente de gustos y preferencias, lo que debes de conocer en todo momento con la suficiente antelación para adaptar tu producto o servicio, para ello, monitoriza la red. Genera y publica contenidos de calidad, márcate unos objetivos y analiza periódicamente los datos.

 

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Box. La Libertad de Trabajar desde cualquier lugar.

BOX  Sistema Cloud Computing

Tal como comentamos en artículos anteriores sobre el Cloud Computing, observaremos como en la era de la movilidad se están produciendo cambios tecnológicos que están modificando las formas preestablecidas de trabajar creando nuevas oportunidades de trabajo.

Jose Pons. Box Cloud ComputingEs la libertad de trabajar desde cualquier ubicación sin anclajes de lugar. Crear, editar, compartir y enviar archivos desde tus soportes móviles mientras te desplazas en un taxi, o estás fuera de tu oficina, es una de las características del servicio de almacenamiento en la nube, uno de los más demandados por las empresas.

Box es otra plataforma de Cloud Computing que te permite sincronizar los archivos de tu ordenador con la nube para poder visualizarlos donde tú vayas, sin necesidad de llevar contigo dispositivos pen-drives, discos duros o portátiles, ya que puedes acceder a los mismos desde los soportes móviles o desde cualquier otro ordenador conectado a internet.

Al igual que su competidor Dropbox, nos ofrece la creación de dos tipos de cuenta, una personal (gratuita) y otra business (de pago) para mayores capacidades de almacenamiento y prestaciones en su utilización.

En la cuenta personal, Box nos ofrece 10 GB de espacio gratuito con una carga máxima de 250 mb, con que sincronizar los archivos que te interesen llevar contigo, para hacer presentaciones, mostrar tus proyectos y compartir trabajos en el lugar adonde vayas.

Admite más de 200 tipos de archivos, dándote la posibilidad de crear documentos en formato office, para lo cual utiliza de forma automática los editores de contenido de google. Dispone también de sus propios editores a través de las aplicaciones de pago que ofrece.

Para darte de alta en Box entra en www.box.com y crea tu cuenta personal modalidad gratuita, donde introducirás tus datos y correo electrónico. Al término, para verificar el alta de la cuenta, recibirás un e-mail confirmando la creación de la misma, a partir de ese momento ya puedes utilizarla.

En materia de seguridad de accesos a los datos almacenados, Box cuenta con la “Certificación Safe Harbor” que tal como hemos comentado en artículos anteriores, está reconocida por las Autoridades Europeas competentes en materia de Protección de Datos. Al igual que en otras plataformas Cloud Computing, nos ofrece la posibilidad de aumentar su efectividad, añadiendo una barrera adicional de seguridad con el proceso de “Verificación en dos pasos” siendo de vital importancia realizarla para aumentar la seguridad en los acceso a la información desde soportes no reconocidos por tu cuenta .

¿Cómo hacerlo? Sigue estos pasos.
Inicia sesión en tu cuenta de Box. Cliquea en configuración cuenta, situado en la esquina superior derecha. En menú, activa la pestaña “seguridad” marca la casilla “verificación de inicio” e indica el número de teléfono móvil para recibir los mensajes de texto con la clave de verificación.

Una vez realizado este trámite te llegará un mensaje de texto con el código de verificación, entra en la aplicación e introdúcelo. Box recuerda los soportes con los que te conectas. Cuando inicies sesión en uno distinto, te enviará otro código de seguridad sin el cual no tendrás acceso a tu cuenta.

Como medida de precaución, cuando accedamos a la cuenta desde un soporte que no sea de nuestra propiedad, una vez finalizada la sesión, accede a Box desde uno de los tuyos y entra en la pestaña “seguridad” tal como hemos indicado, te mostrará los soportes que tiene reconocidos, como muestra la imagen, procede a anular la correspondiente a esa conexión para que no reconozca de nuevo dicho soporte.

Box también se puede instalar en el ordenador y en nuestros soportes móviles con la descarga de las aplicaciones correspondientes. En próximas publicaciones abordaremos como utilizar Box, la descarga y utilización de las aplicaciones que nos ofrece así cómo funciona la sincronización y la instalación en diversos soportes.

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